Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů

V tomto dokumentu naleznete informace o zpracování osobních údajů společností CIVOP s.r.o., IČ: 48115398, se sídlem K Lindě 700/3, Satalice, 190 15 Praha 9, společnost zapsaná v rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 16723, (dále jen „CIVOP“).

1. Základní pojmy

1.1.   Na začátek bychom Vás rádi informovali o některých základních pojmech, se kterými pracuje tato informace a které jsou definovány také v Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 94/46/ES („GDPR“).

Osobními údaji jsou všechny (jakékoli) informace, které se týkají konkrétního identifikovaného nebo identifikovatelného člověka (fyzické osoby).

Subjektem údajů je konkrétní člověk, o jehož osobní údaje v daném případě jde.

Správcem osobních údajů je osoba, která určuje účel zpracování osobních údajů (tj. důvod, ke kterému jsou využívány) a prostředky, které jsou ke zpracování používány. Zpracováním může správce pověřit zpracovatele.

Zpracovatel osobních údajů je osoba, která zpracovává osobní údaje pro správce, např. osoba, která byla správcem pověřena určitou činností, pro jejíž výkon je nezbytné zpracovávat osobní údaje (poskytovatel IT služeb apod.).

Příjemcem osobních údajů je osoba, které byly osobní údaje poskytnuty. Mimo okruh zpracovatelů mohou být osobní údaje poskytovány také jinému správci, který je oprávněný údaje zpracovávat pro své účely (např. zdravotní pojišťovna).

Zpracováním osobních údajů je činnost, kterou správce nebo zpracovatel provádí s osobními údaji (zpracováním je např. shromáždění, zaznamenání, uchování, uspořádání, strukturování, přizpůsobení, pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření, seřazení, zkombinování, výmaz apod.).

2. Zpracování společností CIVOP

2.1.   CIVOP v rámci své činnosti provádí zpracování osobních údajů ve smyslu GDPR. Při poskytování služeb v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen „BOZP“), požární ochrany (dále jen „PO“), ochrany životního prostředí (dále jen „OŽP“) a oblasti revizí a kontrol, komplexního systému BOZP a PO s názvem CIVOP System^®, a s tím související následné služby BOZP, PO a OŽP (dále jen „Služby“), společnost CIVOP přichází do styku s osobními údaji, které následně zpracovává pro účely poskytování Služeb. V takovém případě dochází ke zpracování společností CIVOP v postavení zpracovatele, tedy pro objednatele Služeb (dále jen „Objednatel“), který je správcem daných osobních údajů. V ostatních případech zpracování osobních údajů společností CIVOP je správcem osobních údajů společnost CIVOP.

3. Kontaktní údaje

3.1.   V záležitostech, které se týkají zpracování osobních údajů, se na společnost CIVOP můžete obracet prostřednictvím následujících kontaktů:

e-mail: gdpr@civop.cz

telefonní kontakt: 222119999

korespondenční adresa: K Lindě 700/3, Satalice, 190 15 Praha 9

4. Rozsah, účely a právní základ zpracování osobních údajů

4.1.   Společnost CIVOP zpracovává osobní údaje v rozsahu a pro účely, které jsou nezbytné v souvislosti s jeho podnikatelskou činností, a to:

a)   pro účely splnění smluvních povinností (fakturace apod.),

b)   splnění právních povinností (např. zákonné povinnosti v oblasti účetnictví a daní, pracovněprávní vztahy apod.),

c)   pro účely oprávněných zájmů CIVOP (např. komunikace smluvních stran, prokázání našich nároků apod.);

d)   na základě souhlasu subjektu údajů se zpracováním osobních údajů k předem stanovenému účelu.

4.2.   V případě, že společnost zpracovává osobní údaje jako zpracovatel pro Objednatele, činí tak na základě smlouvy o zpracování uzavřené mezi CIVOP a Objednatelem. V takovém případě se společnost CIVOP při zpracování osobních údajů řídí nejen obecně závaznými právními předpisy, ale také smlouvou o zpracování, jakož i pokyny Objednatele. Rozsah a účely zpracování určuje Objednatel jako správce a je dán zejména rozsahem jednotlivých Služeb, které si Objednatel u CIVOP objedná, konkrétní vymezení pak vyplývá zejména ze smlouvy o poskytování Služeb, jakož i ze smlouvy o zpracování.

5. Osobní údaje, které zpracováváme automaticky

Při návštěvě naší webové stránky o vás můžeme shromažďovat určité informace, jako jsou např. IP adresa, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o vašem internetovém prohlížeči, operačním systému či nastavení vašeho jazyka. Můžeme také zpracovávat informace o vašem chování na našich webových stránkách, tj. např. jaké odkazy na našich webových stránkách navštívíte a které zboží je vám zobrazeno. Informace o vašem chování na webu jsou však z důvodu vašeho maximálního soukromí anonymizované, a proto je ani sami nedokážeme přiřadit konkrétnímu uživateli, tj. konkrétní osobě.

Přistupujete-li na naše webové stránky z mobilního telefonu či obdobného přístroje nebo prostřednictvím některé z našich mobilních aplikací, můžeme zpracovávat i informace o vašem mobilním zařízení (data o vašem mobilním telefonu, případné záznamy o selhání aplikace apod.).

Automaticky zpracováváme i cookies.

6. Kategorie osobních údajů

6.1.   CIVOP zpracovává zejména následující údaje:

•    identifikační a fakturační (titul, jméno, příjmení, funkce, adresa sídla, korespondenční adresa, IČ, DIČ atd.);
•    kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo atd.);
•    další údaje, které jsou nezbytné pro plnění smlouvy (např. bankovní spojení apod.), pro plnění právní povinnosti nebo realizaci oprávněného zájmu, případně údaje k jejichž zpracování udělil subjekt údajů souhlas;
•    údaje zpracovávané na základě smlouvy o zpracování uzavřené s Objednatelem.

7. Doba zpracování

7.1.   V případech, kdy doba zpracování vyplývá přímo z obecně závazného právního předpisu, jsou osobní údaje zpracovávány po dobu dle takového právního předpisu (např. archivace daňových dokladů apod.). V případě, že dochází ke zpracování na základě souhlasu, jsou zpracovávány po dobu, na kterou byl souhlas udělen, nebo do odvolání souhlasu. V ostatních případech je doba zpracování různá, odvíjí se od doby, kdy je zpracování nezbytné pro daný účel zpracování, tedy zejména od doby trvání smluvního či jiného právního vztahu, případně do doby trvání oprávněného zájmu.

7.2.   Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě smlouvy o zpracování, jsou zpracovávány po dobu určenou Objednatelem jako správcem osobních údajů.

8. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

8.1.   Pokud CIVOP předává osobní údaje jinému subjektu, dbá na to, aby byla zajištěna jejich ochrana. Mezi příjemce osobních údajů mohou patřit smluvní partneři, kteří CIVOP poskytují služby, při kterých jsou zpracovávány osobní údaje (např. poskytovatelé IT služeb, účetních, daňových či právních služeb apod.), dále pak mohou být osobní údaje poskytnuty orgánům veřejné moci (Česká správa sociálního zabezpečení, finanční úřad, soudy, orgány činné v trestní řízení apod.).

8.2.   CIVOP nemá zájem na předávání osobních údajů do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.

9. Zdroj údajů

9.1.   Osobní údaje CIVOP získává zpravidla přímo od subjektů údajů nebo od obchodních partnerů či z veřejných zdrojů (např. obchodní rejstřík).

10. Práva subjektů údajů

10.1.   CIVOP zpracovává osobní údaje transparentně, korektně, v souladu s GDPR a obecně závaznými právními předpisy.

Dle GDPR může subjekt údajů

a)   požadovat přístup k osobním údajům,

b)   požadovat opravu či aktualizaci osobních údajů,

c)   požadovat doplnění neúplných osobních údajů,

d)   požadovat výmaz nebo omezení zpracování,

e)   vznést námitku proti zpracování,

f)   požadovat ukončení zpracování jeho osobních údajů a/nebo jejich likvidaci,

g)   podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů.

Pokud jsou osobní údaje zpracovány na základě souhlasu, má subjekt údajů právo kdykoli souhlas odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

11. Ochrana osobních údajů

11.1.   CIVOP záleží na ochraně práv subjektů údajů a řádném zabezpečení osobních údajů, proto při zpracování osobních údajů dbá na to, aby prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření zajistil co nejvyšší možnou úroveň zabezpečení odpovídající možným rizikům příslušného zpracování.